Organisationsanalyse – und untersuchung
Sie beabsichtigen, eine externe Beurteilung Ihrer Organisation in Auftrag zu geben? Sie benötigen eine Einschätzung zur Wirtschaftlichkeit der Aufgabenwahrnehmung, zu Verbesserungspotenzialen bei Aufgabenverteilung und -wahrnehmung?
Ziele einer Organisationsanalyse
- Verbesserung von Abläufen und Strukturen im Sinne einer wirtschaftlicheren Leistungserstellung
- Aufgabenkritik (die Frage, welche Aufgaben nicht notwendig von der Organisation zu bearbeiten sind)
- Dokumentation oder Aktualisierung von Stellenbeschreibungen
- Schaffung einer (fortschreibungsfähigen) Grundlage für die Ermittlung des Personalbedarfs sowie für Stellenbewertungen
- Erstellung von Anforderungsprofilen für Mitarbeiter/-innen für neue Stellen und zur Schaffung einer Grundlage für künftige Personalauswahl- und –entwicklungsprozesse
Methodischer Ablauf
Auftragsklärungsgespräch und Information der Mitarbeiter/-innen
Im Rahmen der Auftragsklärung stelle ich gerne auch „unbequeme“ Fragen, um die (ggf. unterschiedlichen) Ziele der relevanten Entscheider zu schärfen und den Umfang sowie die Methodik der Untersuchung auf diese Ziele hin zu schneiden.
Je nachdem, ob bzw. welche Erfahrungen die Organisation mit vergleichbaren Aufträgen gemacht hat, stelle ich das jeweilige Projekt den Mitarbeitern gerne persönlich vor. So kann ich persönlich auf Befürchtungen der Mitarbeiter/-innen reagieren und sie erfahrungsgemäß in den meisten Fällen mindestens relativieren. Die einzelnen Schritte des Prozesses werden für die Mitarbeiter/-innen ebenso nachvollziehbar wie die von ihnen erwarteten Beiträge. Der Prozess ist dadurch – nach Auftragsklärung und Mitarbeiterinformation – transparent: für Auftraggeber und Mitarbeiter/-innen.
- Will der Auftraggeber in den Spiegel sehen?
- Sind Empfehlungen für Aufgabenkritik, die in Richtung Outsourcing und reduziertem Personalbedarf gehen, erwünscht?
- Kann die Organisationskultur einen wirklichen Umbau verkraften?
- Sind die Führungskräfte in der Lage, Empfehlungen umzusetzen, die ihren Zuständigkeitsbereich einschränken?
- Sind die Führungskräfte bereit, Empfehlungen zur Weiterentwicklung der eigenen Managementkompetenz zu verfolgen?
- Dokumentenanalyse
- Erstellung von Stellenbeschreibungen und Aufgabenbestandsaufnahmen (Bereitstellung einer mit dem Auftraggeber abgestimmten Vorlage)
- Einzel- und Gruppeninterviews mit allen Beschäftigten
- Präsentation der Ergebnisse der Bestandsaufnahme mit dem Auftraggeber, ggf. Eingrenzung des Auftrags
Analyse
- Aufgabenkritik im Sinne von Zweckkritik: In welchen Aufgabenbereichen ist es – angesichts der Personalausstattung, der Vertretungssituation, des demografischen Wandels und ggf. von Aufgabenschwerpunkten sinnvoll, Aufgaben auszulagern (auf gewerbliche Dritte oder in interkommunaler Zusammenarbeit) oder wieder einzugliedern?
- Aufgabenkritik im Sinne von Vollzugskritik:
- Analyse der beschriebenen Aufgabenverteilung, der Strukturen, der Standards, von Dienstanweisungen unter Berücksichtigung der Einschätzungen der Mitarbeiter/-innen aus den Interviews,
- Auswahl von weitergehend zu untersuchenden Geschäftsprozessen in Abstimmung mit dem Auftraggeber und Durchführung von Geschäftsprozessoptimierungen.
- Personalbedarfsermittlung (quantitativ) – Stellenbemessung
- Empfehlungen für Veränderungen im Wesentlichen in den Bereichen der Aufbau- und Ablauforganisation sowie des Personalbedarfs unter Berücksichtigung der Frage nach In- oder Outsourcing
Personalbedarfsermittlung (qualitativ) – Stellenbewertungen
Umsetzung
In der Umsetzungsphase ist die Begleitung durch Externe wichtig, um bei der Wahl der richtigen Geschwindigkeit, der Strukturierung des Umsetzungsprozesses in beherrschbare Meilensteine oder bei der Kommunikation gegenüber Mitarbeiter/-innen und Politik zu unterstützen.
